Sinu Maci ekraanil — neli hetke töölaua agentidega

Sven, Kairi, Madis ja Piret saavad olla sinu kõrval ka Maci ekraaninurgas. Need on samad abilised, kellega suhtled Studios, ning neile kehtivad samad õigused ja kokkulepped. Saad neile kirju, tabeleid ja faile anda otse sellest programmist, kus parajasti töötad. Vaatame nelja hetke ühe väikese terrassiehitusettevõtte teisipäevast.

9.10 · Kairi aitab hinnapäringule vastata

Anne on ettevõtte kaasomanik ja tegeleb müügiga. Tõnu Kask kirjutab tema isiklikule e-posti aadressile: „Kas saaksite reedeks terrassi hinnapakkumise teha? Mõõdud on manuses.” Varem oleks Anne kirja edasi saatnud, Studio avanud, kliendi üles otsinud ja tausta ise juurde kirjutanud.

Nüüd lohistab ta kirja Outlookist Kairi peale. Kairi lehvitab ja sirutab käed vastu. Kui Anne kirja lahti laseb, annab Kairi teada, et kiri ja selle manused on Studiosse salvestatud. Seejärel ootab ta Anne juhist.

Anne kirjutab: „Ta vajab reedeks pakkumist, pane see käima.”

Studio saab aru, et Anne andis edasi Tõnu kirja. Ta leiab Tõnu kliendikaardi või loob uue, lisab mõõtude faili ja märgib, kust kiri tuli. Kairi loeb kirja ja tabeli läbi, lisab tehingu ning valmistab pakkumise ette. Pakkumine jääb mustandiks, kuni Anne selle üle vaatab ja kinnitab.

Enne lõunat annab Kairi märku, et kiri on ülevaatamiseks valmis. Anne avab vestluse, loeb mustandi Studios läbi ja saadab selle ära. Tal polnud vaja manust eraldi arvutisse salvestada, klienti otsida ega selgitada, kes Tõnu on.

10.40 · Madis saab hinnad otse Excelist

Jaan juhib projekte. Terrassilaudade tarnija on saatnud Pine House'i projekti kokkulepitud hinnad ja Jaan on need oma Exceli tabelisse kopeerinud. Ta valib kuus rida ja kopeerib need klahvidega ⌘C. Seejärel vajutab ta agentide avamiseks ⌃⌥Space ja Madise valimiseks ⌃⌥3. Märgid ⌘, ⌃ ja ⌥ tähistavad Command-, Control- ja Option-klahvi; Space on tühikuklahv.

Madise tervituse all on nupp:

📎 Lisa kopeeritu (Microsoft Excel)

Jaan vajutab nuppu ja valitud read salvestuvad Studiosse väikese tabelifailina kausta Uploads. Fail saab nime programmi ja salvestamise kellaaja järgi. Jaanil pole vaja ise eraldi faili teha. Ta kirjutab: „Need on Pine House'i terrassilaudade kokkulepitud hinnad. Pane need projekti juurde kirja kuludena, millega peame arvestama.”

Madis lisab tabeli projekti juurde ja märgib kokkulepitud kulud üles. See aitab eelarvet jälgida, kuid ei tähenda, et arve oleks juba saabunud või tasutud. Eksliku kirje saab tühistada. Madis selgitab, mida uued kulud eelarve jaoks tähendavad, ning ütleb ka, millised andmed on veel puudu. Puuduvate andmete põhjal ta kasumit ei arvuta.

Jaan oleks võinud valitud lahtrid ka otse Madise peale lohistada — tabel jõuaks temani samamoodi.

13.15 · Liisa valmistab saabunud arve kinnitamiseks ette

Tiina on ettevõtte omanik. Talle saabub e-kirjaga tarkvara ostuarve. Ta lohistab kirjale lisatud PDF-faili ekraaninurgas seisva Sveni peale. Sven annab teada, et fail on salvestatud Studiosse, kausta Uploads. Rohkem ei pea Tiina praegu midagi tegema.

Liisa vaatab saabunud faili üle. Kui see on ostuarve, mis tuleb raamatupidamisse kanda, valmistab ta selle kinnitamiseks ette. Ta selgitab iga rea kohta, millise kuluga on tegu, millisele raamatupidamiskontole see sobib ja kuidas arvestada käibemaksu. Selle arve juurde ta projekti ei märgi, sest tarkvara on ettevõtte üldine kulu.

Mõne minuti pärast näitab Sven Tiinale ettevalmistatud arvet. Tiina saab iga rea üle vaadata ning valida Kinnita, Vaata üle või Keeldu. Kui ta kinnitab, kantakse ostuarve Meriti raamatupidamisprogrammi koos algse PDF-failiga.

Kui Tiina märkab viga, saab ta keeldumisel lisada selgituse, näiteks „See on üürikulu, kasuta kontot 4015.” Liisa teeb paranduse ja esitab arve uuesti kinnitamiseks.

17.35 · Piret aitab tööpäeva kokku võtta

Tööpäeva lõpus annab Piret endast märku. Pine House'i projekti tööaja mõõtmine on hommikust saati käinud. Piret pakub valikut Peata või Las käib. Jaan peatab ajamõõtmise. Seejärel küsib Piret, kas ta soovib tänase tööaja kirja panna — Maci järgi on seda umbes 6 tundi ja 40 minutit.

Jaan näeb päeva kokkuvõtet: kui kaua kasutas ta Excelit, Outlooki ja veebilehitsejat ning millised aknad olid avatud. Seni on see info olnud ainult tema Macis. Alles nupule Seo projektidega vajutades saadab ta kokkuvõtte Studiosse.

Piret pakub välja, kuidas aega projektide vahel jagada: näiteks kaks tundi Pine House'i planeerimisele ja tund Kase pakkumisele. Ta salvestab töötunnid siis, kui Jaan jaotuse kinnitab. Arvutisse kogutud üksikasjalik tegevusajalugu Macist välja ei lähe.

Järgmisel hommikul ärkab Jaan palavikuga. Ta klõpsab Piretil hiire parema nupuga ja valib Olen haige…. Piret küsib vajaliku täpsustuse ning ootab, kuni Jaan vajutab Kinnita. Seejärel märgitakse haigusest tingitud puudumine kohe üles; juhi eraldi kinnitust pole vaja. Diagnoosi ei salvestata. Jaani juht saab ettepaneku, kes võiks tähtaegadega ülesanded üle võtta. Puudumise põhjus jääb Pireti kirjetesse.

Sina valid, mida agentidega jagad

• Kopeeritud sisu loetakse alles sinu loal. Agendid märkavad, et kopeerisid midagi ja millises programmis seda tegid. Sisu saavad nad lugeda alles siis, kui vajutad Lisa kopeeritu.
• Kliendile saatmine vajab kinnitust. Töölaual kehtivad samad kirjade ülevaatamise ja otsuste kinnitamise reeglid nagu Studios.
• Sinu tööpäevast ei saadeta juhile automaatset aruannet. Üksikasjalik tegevusajalugu jääb Maci. Päeva kokkuvõtte saadad Studiosse ise nupuga Seo projektidega.

Rakenduse saad paigaldada allalaadimiste lehelt. Studio ühendamiseks ava Isiklikud seaded → Sisse logitud seadmed → Ühenda töölaua agendid.