Kirjade lugemine ja neile vastamine Studios

Studio hoiab kirjavahetust kliendi juures. Kairi saab vastuse ette valmistada; sina loed selle läbi, muudad vajaduse korral ja otsustad, millal kiri saata.

Tavaline tee on kliendi kiri → vastuse mustand → sinu ülevaatus → saatmine. Kui vastus vajab rohkem läbimõtlemist või dokumente, valmista see kõigepealt planeerimisruumis ette.

Kust leian saabunud kirja

Ava Kliendid, vali klient ja leia tema lehelt Kirjad. Kirja lugemiseks klõpsa selle real. Samas nimekirjas näed nii saabunud kirju kui ka teie saadetud kirju.

Meie vastus on otse selle kliendikirja all, millele vastame: veidi taandega ja märgistusega Meie vastus. Meie algatatud kirjad jäävad eraldi ridadeks. Iga kiri avab endiselt oma eelvaate; värske vastus toob kirjapaari nimekirjas ülespoole.

Märgis näitab, kus jätkata: Vastus planeerimisel avab planeerimisruumi, Ootab kinnitust avab mustandi ülevaatuse. Planeerimisruumis Valmis vajutamine annab kirja kinnitamiseks üle ja muudab märgist. Valmis saatmiseks tähendab, et kiri on juba kinnitatud. Saadetud vastusel jääb näha kuupäev ilma kinnitusmärgiseta.

Kliendinimekirjas tähendab värviline ümbrik koos väikese täpiga, et mõnes kirjavahetuses pole Studios vastust saatmisena kirjas. Klõpsa ümbrikul, et avada kliendi kirjavahetus Studios. Ikooni saad näidata või peita valikuga Kohanda veerge → Vastamata kirjad. Kirja avamine või mustandi koostamine märki ei kustuta; vastuse saatmine kustutab. Väljaspool Studiot saadetud vastus läheb arvesse siis, kui selle koopia jõuab Studiosse. Märk näitab vastamata kirju, mitte lugemata kirjade arvu, ega muuda nimekirja järjestust.

Kui kirjade automaatne ülevaatus on sisse lülitatud, saadab Kairi pärast uue kliendikirja läbivaatamist ka teavituse, tavaliselt 10–15 minuti jooksul. Ta ütleb, mida ette valmistas või mis vajab sinu tähelepanu. Teavituse nupp viib järgmise sammuni.

Minu töö alt leiad vastused, mis ootavad sinu ülevaatust. Kliendi algse kirja lugemiseks või varasema kirjavahetuse vaatamiseks ava kliendi lehel Kirjad.

Kuidas vastamist alustada

Kui mustand on olemas, ava see lehelt Minu töö või Kairi → Mustandid. Võid avada kinnitust ootava mustandi ka kliendi Kirjade hulgast ja valida Vaata üle ja saada. Kõik need teed avavad sama kirja.

Kui mustandit veel pole, vajuta kliendi lehel Kirjade kõrval +. Avaneb Palu Kairil kiri kirjutada. Ütle, millisele kirjale vastad ja mida vastus peab ütlema, seejärel vali Palu mustand. Näiteks:

Vasta Marko kirjale varasema alguse kohta. Aprill on kinnitatud, märtsi me veel lubada ei saa. Küsi, kas aprill sobib talle endiselt.

Kairi koostab teksti sulle ülevaatamiseks. Mustandi küsimine kirja välja ei saada.

Vaata vastus üle ja saada

1. Kontrolli saajat, pealkirja, vastust ja manuseid. Teie vastus on eraldi kaardil Meie vastus, selle lõpus on ettevõtte allkiri.
2. Loe vastuse all olevat kliendi kirja. Kui vajad rohkem tausta, ava Varasemad kirjad selles lõimes. Vanemad kirjad on järjest sügavamal tsitaaditasemel.
3. Saaja, pealkirja või sõnastuse muutmiseks vali Muuda. Muudatused salvestuvad töö käigus. Muutmise ajal saad ka paluda vastust ümber kirjutada, näiteks „tee kiri lühemaks”. Enne pakutud asenduse kasutamist vaata see üle.
4. Lõpeta muutmine nupuga Valmis. Kontrolli lõplikku teksti ja vajuta Saada aadressile, mille järel näed saaja aadressi. Kui esmalt kuvatakse Kinnita saatmiseks, kinnita kiri ja seejärel saada.

Välja läheb teie vastus, sisselülitatud allkiri ning viimane kliendikiri, millele vastate. Vanem kirjavahetus, mida saad lahti klõpsata, on sulle taustaks ja seda vastusega kaasa ei saadeta.

Kui klient kirjutab enne saatmist uuesti, näitab Studio uut kirja ja palub selle läbi vaadata. Uuenda vastust või kinnita, et see sobib endiselt, ning seejärel saada.

Millal kasutada planeerimisruumi

Kasuta ruumi siis, kui vastuseks on vaja hinnapakkumist, dokumenti, kolleegi arvamust või otsuseid, mida sa pole veel teinud.

1. Ava kliendi kiri. Vali Ava planeerimisruum, kui sellel juba on oma ruum, või alustamiseks Loo uus teema.
2. Kirjuta ruumi vestluses, mida vajad. Näiteks: „Kontrolli Madisega pakutud kuupäevi ja valmista mulle vastus ette.”
3. Seotud kirjad leiad Allikad → Kirjad alt. Real klõpsates avaneb kirja eelvaade. Ettevalmistatud vastuse leiad Väljundite hulgast.
4. Kui kiri on valmis, vajuta ruumis selle ülevaate all Valmis. Nii jõuab kiri Kairi → Mustandid alla kinnitamiseks ja saatmiseks. See nupp kirja kliendile ei saada.

Kirja juures olev link Planeerimisruumist viib sind tagasi samasse ruumi. Dokumentidest ja muust ettevalmistusest loe Planeerimisruumi peatükist.

Kliendi kirja edastamine Studiosse

Kui klient kirjutas sinu enda postkasti või tahad vana kirjavahetust kliendi juurde, edasta kiri tööruumi aadressile. Studio paneb kliendi kirja tema lehele kui tema enda kirja: kuupäevaga, millal klient selle kirjutas, ja märkega edastas sinu nimega.

See, kas Kairi valmistab vastuse ette, sõltub sellest, mida edastatud kirja kohale kirjutad: „vasta neile” või „tee pakkumine” palub vastust, „taustaks” või „ajaloo jaoks” jätab selle ajaloo jaoks. Ilma märkuseta otsustab Studio ise: kirjavahetus, millele oled juba vastanud, või üle 30 päeva vanune kiri jääb ajalukku (märge ajalugu); kõigele muule valmistatakse vastus sinu ülevaatuseks. Kui edastad korraga palju vanu kirju, saad ühe teavituse, kus on kirjas, mis ajalukku lisati.

Kui ajalukku jäänud kirjale on siiski vastust vaja, palu seda Kairilt kliendi lehe Kirjad kaardil. Kui loobud vastusest, mille Kairi edastatud kirjale koostas, jääb see kiri ajalukku.

Kui vastad oma tavalisest postkastist

Võid kliendile vastata ka Gmailis või Outlookis. Lisa oma Studio töökeskkonna aadress BCC ehk pimekoopia väljale, et Kairi näeks, et oled vastanud. Selle aadressi saad administraatorilt.

Kui saabunud kirju Studios pole, palu administraatoril kontrollida e-posti ühendust või edasisuunamist. Kui saad kirja lugeda, aga ei saa seda muuta või saata, palu tal kontrollida sinu kasutusõigusi.