Planeerimisruum

Planeerimisruum aitab siis, kui päring vajab mitme dokumendi lugemist, teiste agentide nõu või töö mahu täpsustamist enne pakkumist. Allikad, vestlus ja valmivad dokumendid on kõrvuti. Ühest plaanist saad koostada töö kirjelduse, vajalikud lisadokumendid, hinnapakkumise ja projekti ajakava. Iga dokumendi jaoks pole vaja tausta uuesti selgitada.

Lihtsa pakkumise võid endiselt otse Kairilt paluda. Ruumi tasub kasutada siis, kui soovid töö koos läbi mõelda. Siin jätkame Marreni näitega peatükist Esimesest kirjast tellimuseni.

Ava ruum müügivõimaluse juurest

Ava tehing Müügi tahvlilt või kliendilehelt ning vajuta Planeerime koos. Tehingu nimi ja kirjeldus annavad plaanile algse eesmärgi. Ühel müügivõimalusel on üks avatud ruum. Tagasi tulles näed nuppu Ava planeerimisruum ja tahvlikaardil väikest lambipirni. Kairi võib keerukama päringu puhul koos planeerimist soovitada. Sina otsustad, kas avad ruumi või valid Pole vaja.

Kliendilehe kaardilt Plaanid leiad tema senised ruumid. Selle + laseb valida avatud müügivõimaluse või Sisemise planeerimise (ilma müügivõimaluseta). Ka selline plaan kuulub kliendile; saad näiteks dokumendid enne müüki ette valmistada. Eraldi Plaanide menüüd pole. Ruumi vestlus on nähtav ka Vestlustes, kus Ava planeerimisruum viib tagasi allikate ja dokumentide juurde.

Praeguses esimeses versioonis saavad planeerimislehti avada administraatorid ehk töökeskkonna haldajad. Plaani õigused lähtuvad müügiõigustest; laiem ligipääs töötajatele on edasine täiendus. Võimalused sõltuvad ka kasutatavatest agentidest, ühendatud programmidest ja sinu töökeskkonna versioonist.

Vali allikad ja kaasa vajalikud abilised

Ruum kogub kliendi ajaloo, olemasolevad hinnad ja tingimused ning seotud materjalid. Kolm veergu aitavad tööd koos hoida:

Veerg	Mida seal teha?
Allikad	Vaata üle valitud kirjad, märkmed, dokumendid ning varasemad pakkumised ja projektid. Lisa puuduv materjal.
Vestlus	Selgita eesmärki, vasta küsimustele ja kaasa teisi agente.
Väljundid	Ava ühine Plaan, koosta dokumente ning muuda pakkumist ja projekti ajakava.

Marreni jaoks lisa Sofia nõuded ja kohtumise märkmed. Võta aluseks ka varasem sarnane projekt, kuid ütle agentidele, millised osad sellest sobivad. Lisa allikas laseb otsida olemasolevat materjali või faili üles laadida. Üles laaditud fail lisatakse ka kliendi dokumentide hulka. Kui eemaldad allika eest linnukese, jääb see nimekirja, kuid plaan seda ei kasuta. Allikal vajutades näed teksti ja Allika kokkuvõtet ehk seda, mida agendid sealt mõistsid. Kogu allikad otsib arutelu edenedes uuesti.

Alguses juhib ruumi Kairi. Teise kasutusel oleva agendi kaasamiseks maini teda vestluses või anna juhtimine talle ruumi menüüst. Näiteks:

„@Madis, võta varasem kasutuselevõtt aluseks ja paku Marreni töö etapid. Too välja, milliseid ligipääse ja kliendi otsuseid on vaja enne kuupäevade lubamist.”

Kui vajad taustauuringut, maini @Ralf ja kirjelda küsimust. Tema salvestatud uuring lisandub allikate hulka, et ka teised agendid saaksid seda kasutada ja sellele viidata. Uuring aitab otsustada; Marreni tegelikud süsteemid ja ligipääsud tuleb ikkagi üle küsida.

Veergude laiust saad muuta nendevahelist piiri lohistades. Allikate või Väljundite veeru saab kokku tõmmata kitsaks ribaks ja vajutusega uuesti avada. Brauser jätab laiused meelde. Dokumendi, pakkumise või projekti avamisel saab muutmisvaade rohkem ruumi.

Pane arutelu ühisesse plaani kirja

Ava Väljundite ülaosas Plaan. Vestluse käigus panevad agendid sinna kirja lähteandmed ja eeldused, küsimused, otsused, riskid, töö mahu, etapid ja ülesanded. Nii saad kontrollida, mida on kokku lepitud, ilma kogu vestlust uuesti lugemata.

Marreni meeskonna suurus võib olla teada, kuid sisselogimise lahendus veel lahtine. Hoia see erinevus nähtaval. Lahtise küsimuse juures vali Vasta. Kinnita faktina kasuta siis, kui tead, et eeldus peab paika. Puuduvad kogused, tegijad ja kuupäevad võivad info kogumise ajal tühjaks jääda.

Allikas on viide algsele materjalile. Kui dokument muutub, näed selle juures märget. Allika eemaldamisel muutuvad ainult sellele toetunud faktid eeldusteks. Kui lähteinfo muutub, vaata üle ka sellega seotud töö maht ja dokumendid.

Koosta ja muuda tööks vajalikke dokumente

Vali Väljundid → Loo → Dokument ja kirjelda ühe reaga, mida vajad. Kindlat dokumendiliikide nimekirja pole. Marreni jaoks võid eraldi paluda töö kirjeldust, kliendilt vajalike ligipääsude nimekirja ja proovitöö vastuvõtmise kontrollnimekirja. Kui jätad soovi tühjaks, valib agent plaanile praegu vajaliku dokumendi ja annab sellele nime.

Palve ilmub vestlusesse ning agent kirjutab plaani ja allikate põhjal. Ava valminud dokument, et teksti ise muuta; muudatused salvestuvad automaatselt. Märgista lõik, et seda vormindada või kirjutada väljale Mida muuta? näiteks:

„Tee see vastuvõtmise tingimus mõõdetavaks: kes kontrollib ja mille järgi on näha, et proovitöö on valmis?”

Loe pakutud sõnastus läbi ja vali Asenda. Muutub ainult märgitud lõik. Suurema muudatuse jaoks kirjuta palve dokumendi alla, et agent seda vestluses käsitleks. Iga dokument on eraldi, seega saad kontrollnimekirja täiendada ja töö kirjeldust samas ruumis alles hoida.

Salvesta PDF lisab dokumendi kliendi dokumentide hulka koos allikaviidetega joonealustes märkustes. Uus salvestamine uuendab sama faili. Teksti muutmine salvestab tööversiooni; kui soovid ka PDF-faili uuendada, vajuta selle salvestamise nuppu uuesti.

Koosta kokkulepitud tööle hinnapakkumine

Vali Loo → Pakkumine, et muuta plaani töö maht hinnapakkumiseks. Ühel ruumil on üks pakkumise väljund. Kirjelduse, koguse või ühiku muutmiseks vajuta sellel. Hinnal vajutades saad valida ettevõtte hinnakirja rea. Summad arvutatakse muudatuste järel uuesti. Saad lisada rea või märgistada mitu rida ja paluda nende muutmist. Pakutud muudatuse rakendamiseks loe see läbi ja vali Asenda.

Kontrolli, mida hind sisaldab, mis jääb välja ja mis on valikuline. Kogusel peab olema alus, näiteks kliendi kinnitatud kasutajate arv. Puuduv hind või kogus, lahtine töö mahtu mõjutav küsimus või täpsustamist vajav oluline risk võib pakkumise koostamist takistada. Veel puudu näitab, milline rida või küsimus vajab tähelepanu. Valikulised read jäävad salvestatud hinnapakkumisest välja; lepi enne koostamist kokku, millised tööd hinnas sisalduvad.

Koosta pakkumine salvestab nummerdatud pakkumise müügivõimaluse juurde ja uuendab selle summat hinnatud töö järgi. Alguses olev tehing liigub etappi Pakkumine. Kui plaanil veel tehingut pole, lisatakse see kliendile. Koostamine ei saada pakkumist kliendile. Vaata see üle ja saada kliendi müügivõimaluse juurest tavapärase saatmise korra järgi.

Saatmata pakkumise uuendamisel jäävad number ja fail samaks, kuid lisandub uus versioon. Pärast saatmist saab muudetud pakkumisest uus pakkumine ning varasem märgitakse asendatuks. Kui Sofia loobub näiteks ühest koolitusest, muuda töö mahtu, koosta uuendatud pakkumine ja vaata selle saatmine üle.

Anna ettevalmistatud ajakava projekti kaasa

Vali Loo → Projekt, et etapid, ülesanded, tegijad, kuupäevad ja tööde järjekord enne tellimuse kinnitamist läbi mõelda. Vajuta väärtusel, et seda muuta, või märgista ülesanded ja palu kindlat muudatust. Lisa ülesanne ja Lisa etapp ilmuvad, kui viid hiire vastavasse kohta. Inimesele määratud ülesanne vajab selget kirjeldust ja tähtaega. Kui ülesanne ootab teise valmimist, peab põhjus olema kirjas. Tegijata töö jääb nähtavale, kuni keegi selle eest vastutama määratakse.

Marreni jaoks valmista koos ette ligipääsud, seadistamine, proovimine, koolitus ja kasutuselevõtt. Kui Sofia soovib teist algusaega, palu Madisel muuta mõjutatud etappe ja selgitada, mis peab enne valmis olema. Ruumi ülesanded on ettevalmistus; need ei ole veel inimestele antud projektiülesanded.

Tehinguga seotud ruumist saab projekti seadistada pärast seda, kui tehing on Võidetud. Kinnita kliendi nõustumise järel tellimus tavapärasel viisil. Seejärel tule ruumi tagasi ja vali Seadista projekt. Kasutatakse tehingu juba loodud algset projekti või luuakse see vajaduse korral ning lisatakse ettevalmistatud etapid ja ülesanded. Projekti muutmise õigusega inimene rakendab üle vaadatud plaani kohe; muul juhul järgitakse projekti plaani kinnitamise reegleid. Vaata tulemusest, kas plaan on rakendatud või ootab kinnitamist.

Salvesta vajalikud PDF-failid ja lõpeta pakkumise parandused enne seda sammu. Pärast seadistamist jääb ruum ajalooks ja seda enam muuta ei saa. Projekti juures on link Planeeritud, mis avab algse ruumi. Madis saab töö tegemiseks vajaliku info. Edasised ajakava ja töö mahu muudatused tee projektis, nagu kirjeldab Projekti elluviimine. Kui projektil on teostusplaan juba olemas, jätka seal.

Kasuta sama tööviisi ka teistes valdkondades

Need on näited, mida saad eespool kirjeldatud võimalustega koos ette valmistada:

Töö	Võimalikud allikad	Mida koos koostada?
Ehitus või paigaldus	Objekti märkmed, mõõdud, joonised, varasem töö	Töö kirjeldus, materjalide nimekiri, hinnapakkumine ja töö etapid
Tarkvara kasutuselevõtt	Nõuded, kohtumise märkmed, varasem projekt	Töö kirjeldus, ligipääsude ja vastuvõtmise nimekirjad, pakkumine ja ajakava
Uus raamatupidamisbüroo klient	Päring, teenuse tingimused, üleandmise märkmed	Teenuse kirjeldus, dokumentide ja ligipääsude nimekiri, alustamise ülesanded; pakkumine, kui hinnad ja kogused on teada
Senise kliendi uus tellimus	Varasem projekt ja pakkumine, uus päring	Muudatuste kirjeldus, uus töö maht, dokumendid ja ajakava uue müügivõimaluse jaoks

Igakuine raamatupidamistöö jätkub püsilepingulise projekti perioodides. Ruum aitab ette valmistada uut kliendisuhet või eraldi tööd. Loe ka Sille uue kliendi näidet.

Vaata varasemaid versioone

Ajaloo nupp avab Plaani ajaloo: kes mida muutis ja millised väljundid eri versioonides koostati. Taasta toob varasema plaani tagasi uue versioonina. Hilisem ajalugu jääb alles. Plaani taastamine ei saada pakkumist ega võta loodud projekti tagasi. Kui vajad uut väljundit, vaata see üle ja koosta uuesti, kuni ruum on veel avatud.

Kaotatud müügivõimaluse ruum jääb samuti ajalooks. Uue tellimuse jaoks ava sama kliendi uue müügivõimaluse ruum ja kasuta sobivat varasemat materjali allikatena.

Edasi: Esimesest kirjast tellimuseni või Projekti elluviimine.