Sille lugu — kümme klienti ja ruumi veel ühele

Sille peab üksi väikest raamatupidamisbürood. Tal on kümme püsiklienti: ehitusettevõte, disainistuudio, külapood ja veel seitse väikest Eesti ettevõtet. Klientide raamatupidamist teeb ta Meritis ja SimplBooksis. Kliendid usaldavad teda ja soovitavad edasi. Kui saabub järgmine päring, vaatab Sille aga kõigepealt kalendrisse: kas veel ühe ettevõtte kuu mahub tema tööpäevadesse?

Jaan juhib Jaani Ehitust, Maarja on disainistuudio kontaktisik. Külapoe puhul suhtleb Sille nii omaniku kui ka juhataja Ritaga. Need kolm klienti tulevad loos veel ette.

Igal kliendil on oma rütm. Jaan saadab ostuarveid mitme kirjaga. Maarja tahab teada, kas uus teenus mahub kuutasu sisse. Rita saadab poe palgaandmed viimasel hetkel. Sille tunneb oma tööd, aga enne selle tegemist tuleb kokku otsida, mis saabus, mida lubati ja kelle vastust ta ootab. Üllatavalt suur osa büroo töökorraldusest püsib tema peas.

Ta hakkab Studiot kasutama, sest tahab selle igapäevase töö juures abi. Ta soovib alustada päeva teadmisega, kus asjad pooleli on, leida kliendi kõne ajal õige dokumendi ja lõpetada ühe töö, ilma et peaks endale pärast veel viis meeldetuletust kirjutama.

Studio AI-tiimis hakkab Sven hoidma tervikpilti, Madis korraldab tööd ja dokumente, Kairi hoolitseb kliendisuhete ning Liisa arvete ja finantsinfo eest.

Sille ja tema kliendid on näitlikud. Lugu kirjeldab kasutuskogemust, sidudes Studio olemasolevad võimalused soovitud väljundiga.

1. Sille alustab vestlusest Sveniga

Esimesel Studio käivtamisel räägib Sille Svenile oma büroost:

„Mul on kümme püsiklienti. Suurem osa ajast läheb igakuisele raamatupidamisele, palkadele ja dokumentide tagaajamisele. Aita mul klienditöö korda saada. Alustame Jaani Ehitusest.”

Sven küsib seda, mida esimese kliendiga alustamiseks vaja: kes saadab dokumendid, milles on Sille kliendiga kokku leppinud ja mis praegu vastust ootab. Sille jagab Jaani viimast kirja ja teenuselepingut ning selgitab, et teeb parasjagu tema augusti raamatupidamist. Sven koostab vestlusest lühikese ülevaate, mille Sille saab üle vaadata. Puuduva detaili kohta küsib ta konkreetse küsimuse.

Töö käigus tutvub Sille ülejäänud AI-tiimiga. Kairi kogub kliendiandmed ja kokkulepped. Madis korrastab dokumendid ja tehtava töö. Liisa aitab büroo arvete ja finantsinfoga. Sven hoiab tervikpilti ning kaasab vajaliku kolleegi. Sille saab jääda vestlusse ja öelda, milles tal abi vaja on.

Sven juhatab teda ühenduste loomisel vastavalt sellele, mida tööks tarvis läheb: saabuvad kliendikirjad, olemasolevad dokumendikaustad ja raamatupidamine. Sille annab ligipääsu vastava ühenduse seadetes. Jagatud kirja ja lepinguga saab juba töötada, samal ajal kui ülejäänud ühendused lisanduvad.

Esimese korra lõpuks on Jaani Ehitusel Studios oma koht, pooleliolev töö nähtav ja järgmine samm selge. Sille saab raamatupidamisega jätkata. Teised kliendid toob ta sisse samal moel, nendega töötamise käigus. Kõigi kümne kliendi töid ei pea esimesel päeval lõpuni kirjeldama.

2. Kairi aitab kliendid sisse seada

Ülejäänud klientide jaoks jagab Sille oma olemasolevat kliendinimekirja ja lepinguid. Kairi valmistab nende põhjal ette kliendikirjed: ettevõte, kontaktisikud, kasutatav raamatupidamistarkvara, kokkulepitud teenus ja koht, kuhu dokumendid tavaliselt saabuvad. Sille vaatab pakutud kirjed üle ning täiendab seda, mida on praegu vaja teada.

Iga kliendi juures märgib ta ka tööjaotuse: kes saadab ostuarved, kes teeb müügiarved, kes annab palgaandmed ning kes valmistab ette ja kinnitab maksed. Mõne kliendi arved tulevad e-postiga, teise omad kliendi kasutatavast digiteerimiskeskkonnast otse raamatupidamistarkvarasse. Sille ülesanne on seal andmed üle vaadata, vajaduse korral parandada, konteerida ja kinnitada. Juba raamatupidamistarkvarasse jõudnud arvet ei ole vaja Studiosse uuesti sisestada.

Maarja esindab disainistuudiot. Külapood on teine klient: seal kinnitab maksed omanik ja palgaandmed saadab juhataja Rita. Jaan juhib Jaani Ehitust, aga esindab ka teist ettevõtet. Kui Jaani kirjast ei selgu, kummast ettevõttest jutt käib, küsib Kairi Sillelt üle. Nii jõuavad kiri ja sellest tulenev töö õige kliendi juurde.

Sille lisab asjad, mida ta on seni ise meeles hoidnud:

„Maarja tahab kuu kokkuvõtet inglise keeles. Ritalt küsi töötunde kaks tööpäeva enne palgaarvestust. Jaani aastaaruande hinna lepime kuuteenusele lisaks eraldi kokku.”

Kairi talletab need vastava kokkuleppe juurde koos infoga, millal uus korraldus kehtima hakkab. Kui hilisem kiri paistab muutvat hinda või teenuse ulatust, toob ta erinevuse Sille ette ja valmistab muudatuse ülevaatuseks ette.

Järgmisel korral Maarja kliendikaarti avades näeb Sille, kellega ühendust võtta, mida on kokku lepitud, millest viimati räägiti ja millised tööd käivad. Suur osa sellest infost oli tema failides ja kirjades juba olemas. Nüüd saab seda kasutada ka teda abistav tiim.

3. Madis annab dokumentidele oma koha

Jaani dokumendid on Drive'i kaustas, e-kirjade manustes ja Sille arvutisse salvestatud failide hulgas. Sille näitab Madisele olemasolevat kausta ja lisab lahtised dokumendid. Madis pakub lihtsa korralduse, mis säilitab kasulikud kaustad ja teeb jooksva kuu materjalid kergesti leitavaks.

See on Jaani Ehituse kokkulepitud viis. Kui mõne teise kliendi ostuarved liiguvad digiteerimisteenusest otse raamatupidamistarkvarasse, on tähtis näha, kas need on saabunud ja üle kontrollitud. Studio ei pea nende jaoks uut dokumendikausta looma.

Jaani Ehituse puhul jäävad teenuseleping ja püsivad tööjuhised kokku. Kuude materjalid on aasta ja arvestuskuu järgi: ostuarved, müügidokumendid, palgaandmed, pangadokumendid ja kontrollitud aruanded. Rendileping jääb püsivate kliendidokumentide juurde ning sellele saab viidata kuude juures, kus seda vaja läheb.

Sille vaatab pakutud korrastamise üle. Edaspidi kasutab Madis uute dokumentide jaoks kokkulepitud struktuuri ja valmistab järgmisele kliendile sarnase alguse ette. Iga dokumendi juures säilib seos ettevõtte, töö ja algse kirja või üleslaadimisega. Nii leiab Sille ka selgituse, millega fail talle saadeti.

Faili nimega scan0047.pdf saab ära tunda tarnija, kuupäeva ja arvenumbri järgi. Võimalik duplikaat märgitakse ülevaatuseks, ebaselge ettevõtte või arvestuskuu kohta tekib küsimus. Kui Maarja saadab parandatud tabeli, eristab Madis selle uue versioonina ja säilitab ka varasema jälje.

Hiljem helistab Jaan liisingu asjus. Sille küsib: „Leia Jaani Ehituse kehtiv auto liisinguleping ja kiri, kus rääkisime esimesest maksest.” Dokument ja vestlus avanevad koos. See väike hetk annab Sillele põhjuse ka järgmised tööd Studiosse tuua.

4. Tiim hoiab korda iga päev

Järgmisel hommikul saadab Jaan kaks ostuarvet, külapoe juhataja Rita täpsustab puudumist ja uus ettevõtja küsib teenuse hinda. Kirjad jõuavad Studiosse kokkulepitud postiühenduse või edastuse kaudu.

Kairi võtab uue päringu, uurib tulevase kliendi vajadust ja valmistab vastuse ette. Madis seob Jaani manused tema augusti tööga ning täiendab poe palgaülesannet saadud selgitusega. Kirjavahetuse ajalugu säilitab tausta, sealhulgas kirjad, mis edasist tegevust ei vaja.

Kui Sille Studio avab, annab Sven talle lühikese tööülevaate:

„Jaani uued arved ootavad sinu kontrolli. Rita vastas puudumise küsimusele. Kairi valmistas uuele päringule vastuse ette. Disainistuudio uue töötaja alustamise kuupäev on veel puudu; Madisel on küsimus saatmiseks valmis.”

Iga punkti juurest saab avada seotud töö või mustandi. Sille tegeleb tema hinnangut vajavate küsimustega, tiim hoiab kirjed ja järgmised sammud ajakohasena. Enne kliendile kirja saatmist või rahalise kohustuse võtmist vaatab Sille ettevalmistatu üle.

Reedel juhib Sven tähelepanu vastuseta päringule ja järgmiseks nädalaks lubatud aruandele. Sille oli aruande unustanud. Madis on selle ettevalmistuse juba plaani pannud, jättes Sillele kontrollimiseks aega. Büroo korrashoid muutub igapäevaseks ühiseks tööks.

5. Sille küsib ja saab vastuse koos allikaga

Kui kliendiinfo on koos, hakkab Sille küsima tavalisi tööküsimusi:

„Mida me Jaanilt veel ootame?”

„Mida me Maarjaga kuutasust välja jääva töö kohta kokku leppisime?”

„Millised minu büroo teenusearved on üle tähtaja?”

Sven koondab salvestatud ülesanded, kirjad ja kokkulepped ning kaasab finantsandmete jaoks Liisa. Vastuse juures on vastavad dokumendid või kirjed, et Sille saaks allika avada ja üle kontrollida. Ta võib jätkata: „Valmista nende kahe arve kohta meeldetuletus ette” ning vaadata valminud mustandid üle.

Meritis ja SimplBooksis on juba info, mida Sille tahaks sama lihtsalt uurida. Kui vastava kliendi raamatupidamisandmed on ühendatud, küsib ta:

„Näita Jaani Ehituse augusti tasumata müügiarveid. Millised on üle tähtaja ja mis on juuliga võrreldes muutunud?”

Liisa hangib selle ettevõtte ja perioodi kättesaadavad kirjed. Sven selgitab tulemust, lisades viited arvetele ja andmete viimase uuendamise aja. Sille saab küsida aluseks olevaid ridu või täpsustada küsimust ühe ostja kohta. Büroo enda teenustasud ja Jaani müük tema klientidele on vastuses selgelt eri ettevõtete raamatupidamine.

Sama vestlus võib jõuda küsimuseni „Miks olid Maarja kulud augustis suuremad?”, kui ühenduse kaudu saab kasutada ka vajalikke kuluandmeid. Pooleliolev kuu või puuduv pangainfo on vastuses nähtav. Sille saab aru, millal vaatab ta registreeritud arveid, millal on olemas ka makseseis ja mida tuleb veel kontrollida.

Korrastatud dokumentide ja ühendatud arvandmete kohta küsimine on väärtus omaette. See aitab kliendikõneks valmistuda ning jõuda info otsimiselt selle selgitamiseni. Põhjalikum raamatupidamise automatiseerimine saab sellele alusele juurde kasvada.

6. Puuduv arve ei jää enam Sille meeles pidada

Meritis pangatehinguid kontrollides leiab Sille Jaani ettevõttel ostu, mille arvet pole. Ta ütleb Madisele:

„Jaani augusti dokumentidest on puudu ehituspoe 18. augusti 186-eurone arve. Valmista Jaanile küsimus ette. Vajan seda KMD ülevaatuseks 17. septembriks.”

Madis paneb puuduva dokumendi kirja ja valmistab ette e-kirja makse kuupäeva, summa ja soovitud vastamisajaga. Sille vaatab selle üle ning kinnitab saatmise. Jaan vastab: „Saadan homme.” Madis talletab lubaduse ning hoiab järeltegevust sama ülesande juures. Kui homne möödub ilma dokumendita, on Sillele meeldetuletus ülevaatuseks valmis.

Faili saabudes seob Madis selle päringuga ja toob kontrollimiseks tagasi. Sille veendub, et see on õige arve, ning lõpetab ülesande. Makse, küsimus, lubadus, dokument ja Sille kontroll jäävad omavahel seotuks. Saabunud fail ja kontrollitud raamatupidamistöö on eraldi seisundid.

Pangatehingud võivad Meritisse tulla otse pangast, kuid Sille peab neid ikkagi kontrollima, parandama või mõne kande ise tegema. Makseid teeb Jaani Ehitus ise; teiste klientide puhul võib Sille maksed ette valmistada. Lõpliku kinnituse annavad pangas need inimesed, kellega klient on nii kokku leppinud, vahel mitu inimest. Studios tehtud märge ei asenda panga kinnitust.

Abi on ka dokumendi sees. Büroo enda tarnijate arvete puhul valmistab Liisa algse PDF-i kõrvale ette tarnija, arvenumbri, kuupäeva, netosumma, käibemaksu ja kogusumma. Sille saab numbrite ümberkirjutamise asemel kohe kontrollida tulemust ja kulu seost. Udune summa märgitakse täpsustamiseks.

Loomulik järgmine samm on laiendada sama ettevalmistus iga kliendi Meriti või SimplBooksi raamatupidamisse: pakkuda välja kanne, võrrelda seda olemasolevatega ja lasta Sillel raamatupidamislik käsitlus üle vaadata. Jaani ost kuulub Jaani raamatupidamisse, büroo enda kulud jäävad büroo arvestusse.

7. Maarja leiab sama korra ka enda poolelt

Maarjale meeldib mõte ühest kohast, kuhu dokumendid saata ja kust vastuseid leida. Sille lubab talle kliendiportaali ligipääsu. Maarja siseneb e-postiga saadetud lingi kaudu ja näeb temaga jagatud pakkumisi, lepinguid, väljastatud arveid ning töö edenemist. Kokkulepitud kuutasu leiab ta üles, ilma et peaks Sillelt lepingut uuesti küsima.

Augusti dokumente saates avab Maarja Sõnumid, valib oma raamatupidamise töö ning lisab PDF-arved, tšekifoto ja palgaandmete tabeli. Kõrvale kirjutab ta: „Saadan augusti dokumendid. Kas rendiarve on veel puudu?” Sõnum ja failid jäävad vestlusse ka järgmiseks külastuseks.

Sille saab teavituse ja avab Maarja kliendikaardi Sõnumid vahekaardi. Failid on juba seotud Maarja ettevõtte ja valitud tööga. Sille vaatab need üle ning vastab: „Aitäh! Rendiarve on olemas, aga palun täpsusta uue töötaja tööleasumise kuupäev.” Maarja vastab samas vestluses.

Kuu lõpus jagab Sille seal kontrollitud aruannet. Maarja saab lugeda selgitust ja laadida aruande alla oma varasemate küsimuste kõrvalt. Oma ettevõttele ta selleks eraldi Studio töökeskkonda ei vaja. Jaan võib jätkata e-postiga, samal ajal kui Maarja kasutab portaali; Sille tiim hoiab töö õige kliendiga seotuna.

Kõik kliendi lubatud portaali kontaktisikud näevad selle kliendi ühist vestlusajalugu. Sille arvestab sellega ligipääsu andes. Teiste klientide failid, sisemärkmed ja büroo marginaalid jäävad privaatseks. Dokumentide saabumisel, nende kontrollil ja valmis aruande jagamisel on tööjärjes igaühel oma koht.

8. Järgmine kuu kasvab olemasolevast töökorraldusest

Septembri lõpu poole ütleb Sille Svenile:

„Hoia Jaani puhul sama rütmi ka järgmisel kuul. Lase Madisel kokkulepitud töö ette valmistada, vaadata üle pooleliolevad asjad ja jätta mulle enne tähtaegu kontrolliaega.”

Madis valmistab järgmise plaani ette teenuselepingu ja Sille kontrollitud töörütmi põhjal. Kliendiandmed, püsidokumendid ja tööeelistused on juba olemas. Lahtised küsimused jäävad nähtavaks koos algse arvestuskuuga. Sille vaatab üle muudatused ja erandid, näiteks uue töötaja või eraldi kokkulepitud lisatöö.

Siin muutub kasulikuks Studio püsilepinguline projekt ehk retainer. See hoiab koos jätkuva teenuse ning iga kuu töö ja arvelduse jaoks on oma periood. Sille on selleni jõudnud tuttava vajaduse kaudu: teenindada sama klienti edasi, ilma et peaks iga kuu kogu korralduse uuesti üles ehitama.

Studios	Mida see Jaani Ehituse jaoks tähendab
Klient	Jaani ettevõte, kontaktisikud, kirjavahetus ja püsidokumendid
Teenuseleping	Kokkulepitud raamatupidamine ja palgaarvestus, kuutasu ning lisatööde hinnad
Püsilepinguline projekt	Jätkuv teenus ja selle tööajalugu
Kuuperiood	Septembris tehtav teenindustöö, selle ülesanded, ajakulu ja arveldus
Ülesanne	„Augusti KMD: dokumendid üle vaadata ja deklaratsioon esitada” koos vastutaja ja tähtajaga

Arvestuskuu jääb ülesande pealkirja, tööaeg läheb kuupäevale, mil Sille töö tegelikult teeb. Studio avab ja sulgeb arveldusperioode. Iga kuu korduv töö on püsilepingu rutiin: igal ülesandel on oma tähtajareegel, näiteks „20. kuupäev, puhkepäeva korral järgmine tööpäev”, nii et oktoobri KMD tähtaeg on 20., kuigi septembri oma nihkus 21. kuupäevale. Kuu alguses valmistab Madis rutiini põhjal selle kuu plaani ette. Eelmisel kuul lisandunud ülesande, näiteks panga aruande, üle otsustab tema: kas see liitub rutiiniga või jääb ühekordseks. Kuna Sille tööruum on inimese juhitud, küsib Madis kõigepealt, kas kuu ette valmistada, ja näitab seejärel plaani kinnitamiseks. Tööruumis, kus AI juhib, liigub paika loksunud rutiin edasi iseenesest. Arveldusperioodi sulgumine ei tähenda, et kliendi raamatupidamine või deklaratsioonid on valmis.

Kui Sillel on asendaja, määrab ta selle inimese ülesande juurde. Asendaja näeb, millised dokumendid on olemas, mis on kontrollitud ja mis veel ootab. Valmis töö saab Sille või asendaja märkida tehtuks alles pärast kontrolli.

9. Plaan järgib Eesti raamatupidaja kuud

Madis koostab kuuplaani kuupäevade järgi, mille Sille on iga kliendiga kokku leppinud. Kõigile kümnele ei teki ühesugust nimekirja: töötajateta kliendil pole tavalist palgaarvestust ja KMD kuulub nende klientide plaani, kellel on vastav kohustus.

Millal	Mis Sille tööplaanis toimub
1.–2. kuupäev	Palgaandmete kogumine: töötunnid, puudumised, kliendi arvutatud lisatasud ja töötajate muudatused. Mõnel kliendil valmistab andmed ette personalijuht. Puuduva info küsimiseks jääb eraldi ülesanne.
3.–5. kuupäev	Palgaarvestus nende klientide kokkulepitud palgapäevadeks. Sille arvutab palgad või kontrollib kliendi ettevalmistatut. Klient vaatab arvestuse üle; maksete tegija ja kinnitaja sõltuvad kokkuleppest.
10. kuupäevaks	TSD ning tööjõumaksude, sealhulgas sotsiaalmaksu deklareerimine ja tasumine eelmise kuu väljamaksete kohta.
11.–17. kuupäev	Ostu- ja müügidokumentide ning pangakannete kontroll ja lahtiste küsimuste lahendamine enne KMD-d. Need on Sille sisemised töökuupäevad.
20. kuupäevaks	Eelmise maksustamisperioodi KMD ja vajaduse korral KMD INF ning VD esitamine; tasumisele kuuluva käibemaksu maksmine.
Kuu lõpus	Kliendile kuu kokkuvõte, järgmise kuu lahtised tööd ja Sille enda teenuse arveldus.

Müügiarved ei tule kõigi klientide puhul ühest kohast. Jaani Ehitus väljastab oma arved ise. Külapoe müük tuleb kassasüsteemist ning Sille teeb raamatupidamisse koondkande aruande põhjal. Ta kontrollib, et aruande periood ja summad klapiksid; iga ostu kohta eraldi müügiarve ülesannet ei teki.

TSD puhul loeb väljamakse kuu: 5. augustil välja makstud töötasu kuulub augusti TSD-le, mille tähtaeg on 10. september. Palga teenimise kuu võib olla juuli. MTA: TSD täitmise põhimõtted, MTA: palgatulu ja tööjõumaksud.

KMD 20. kuupäeva tähtaeg kehtib nii deklaratsioonile kui ka käibemaksu tasumisele. VD on ühendusesisese käibe aruanne. Sille lisab selle ülesande nendele klientidele ja kuudele, kus vastav käive on toimunud; tühja VD-d ei esitata. Puhkepäevale langev maksutähtaeg nihkub järgmisele tööpäevale: näiteks 20. september 2026 on pühapäev, seega on tähtaeg 21. september. Sille jätab kontrolli siiski varasemaks. MTA: käibedeklaratsiooni esitamine, MTA: VD esitamine, MTA: käibemaksu tasumise tähtpäev.

3.–5. kuupäev on siin Sille klientide töörütm; konkreetne palgapäev tuleneb töölepingust. Puhkepäevale langev palgapäev tuuakse eelnevale tööpäevale. Tööelu: töötasu.

Sille kinnitab iga kliendi kohustused ja kuupäevad. Madis seab ettevalmistused tähtaegadest varasemaks, jättes aega puuduva info küsimiseks ja Sille kontrolliks. Kui klient võtab tööle uue inimese või muudab tellitud teenust, muutub koos kokkuleppega ka plaan.

Palgad arvutab või kontrollib Sille palgatarkvaras ning deklaratsioonid esitab oma tavapärase raamatupidamistarkvara või e-MTA kaudu. Studios märgib ta esitamisülesande lõpetatuks pärast esitamise kontrolli; maksude tasumine jääb eraldi jälgitavaks tegevuseks.

Mõne kliendi töö tuleb valmis saada palju varem kui maksudeklaratsioon. Näiteks saadab üks grupi ettevõte eelmise kuu aruande emaettevõttele juba kolmanda tööpäeva kell 14. Sille paneb plaani ka andmete küsimise, kannete kontrolli ja aruandetabelite täitmise, koos iga sammu tähtaja ja vastutajaga. Nii ei jää kogu pingutus ühe „kuu lõpetamise” ülesande sisse peitu.

Kord aastas lisanduvad teistsugused tööd. Jaani Ehituse majandusaasta aruande hind on kuutasust eraldi kokku lepitud. Kui ettevõte vajab auditit või ülevaatust, paneb Sille enne aruande esitamist plaani audiitorile vajalike materjalide kogumise ja küsimustele vastamise. Audit võib olla vajalik seaduse tõttu või grupi soovil; Sille kontrollib kohustust iga kliendi puhul eraldi. Majandusaasta aruanne tuleb esitada kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu: 31. detsembril lõppeva aasta puhul on tähtaeg 30. juuni. Äriregister: aruande tähtaeg, audiitortegevuse seadus.

Statistikaameti aruanded lisab Sille plaani siis, kui ettevõte saab vastava teate. Mõni aruanne on igakuine, mõni kvartaalne või aastane ning tähtajad on erinevad. Statistikaamet: ettevõtete uuringud.

10. Sille näeb ka oma töö väärtust

Korrastatud tööjärg teeb lihtsamaks ka büroo arveldamise. Maarja disainistuudio kuutasu katab kokkulepitud igakuise teenuse. Kuu keskel palub ta aga eraldi rahavoo analüüsi, et otsustada uue töötaja palkamise üle. Sille lepib hinna enne alustamist kokku. Madis lisab töö ja paneb Sille öeldud ajakulu kirja eraldi arveldatavana.

Praegu saab Sille töötunnid projekti juurde käsitsi märkida. Soovitud järgmine samm on ülesande juures nupud „Alusta” ja „Peata”: Sille käivitab aja tööle asudes ning peatab selle lõpetades. Vajaduse korral parandab ta kirjet. Nii näeb ta kuu lõpus, kui palju aega kulus näiteks palgaarvestusele, puuduva arve tagaajamisele ja lisatööle.

Näiteks on kuutasu 250 eurot ja lisakonsultatsioon 2 × 60 eurot. Liisa valmistab ette 370 eurot enne võimalikku käibemaksu, näidates kuutasu ja konsultatsiooni eraldi. Need on loo näidishinnad. Sille saab iga rea juurest liikuda kokkuleppe või registreeritud tööni ning kinnitada arve väljastamise. Ühendatud raamatupidamise makseseis aitab hiljem tasumist jälgida.

Mõnel kliendil on tunnipiirita kuuteenus, teisel hinnas sisalduv tunnimaht ja kokkulepitud ületamise hind. Eraldi arveldatav lisatöö ei kuluta sama tunnimahtu. Hiljem kirja pandud töö võib jõuda täiendavale arvele, ilma et kuutasu uuesti küsitaks.

Mõne kuu pärast küsib Sille Svenilt: „Milliste klientidega läheb rohkem tööd, kui kuutasu juures arvestanud oleme?” Sven koondab koos Madise ja Liisaga registreeritud aja, kulud ning tasud. Puudujäägid ajakirjetes jäävad nähtavaks. Korduv dokumentide tagaajamine on osa ajakulust, mida Sille saab nüüd koos raamatupidamistööga kliendiga arutada.

Ühe kliendi puhul piisab selgemast dokumentide saatmise rutiinist. Teisele võib Sille pakkuda muudetud teenust või tasu. Uue töö vastuvõtmist kaaludes on tal otsuse jaoks alus juba registreeritud töös.

11. Jääb aega järgmise kliendiga tuttavaks saada

Kui olemasolevast tööst on lihtsam ülevaadet hoida, liitub Sille Studio Networkiga ja avalikustab büroo teenused: igakuine raamatupidamine, palgaarvestus ja nõustamine. Ta valib ise avalikud teenusekirjeldused ja hinnad.

Ettevõtja võib alustada ChatGPT või Claude'i vestlusest:

„Leia Eestist raamatupidaja kolme töötajaga teenusettevõttele. Vajame igakuist raamatupidamist ja palgaarvestust. Küsi, kas ta saab järgmisel kuul alustada.”

Studio Networkiga ühendatud assistent saab leida Sille avalikud teenused ning saata hinnapakkumise või saadavuse päringu. See eeldab Networki ühendust selles vestluses; kataloogis olemine üksi ei too automaatset soovitust igas vestluses.

Kairi võtab päringu vastu, kogub lähteinfo, kontrollib Madisega töömahtu ja valmistab pakkumise ette. Sven aitab Sillel näha, mida uue kliendi vastuvõtmine tuleva kuu jaoks tähendaks. Sille hindab sobivust, ajakava ja tasu ning kiidab pakkumise saatmise heaks. Kliendi nõustumisele järgneb tema kinnitus.

Uue kliendi alustamine järgib Jaaniga paika saanud korraldust. Kairi valmistab ette ettevõtte kirje, kontaktid ja kokkuleppe. Madis teeb valmis dokumendistruktuuri ning esimese kuu plaani, sealhulgas eelmise raamatupidaja üleandmise, vajalikud ligipääsud ja alustamise küsimused. Igakuine teenus jätkub sellelt aluselt. Networkis on nähtavad ainult valitud avalikud teenused; klientide raamatupidamisandmed jäävad privaatseks.

Tööpäev lõpeb selge tööjärjega

Reede pärastlõunal palub Sille Svenil nädalast veel ühe ülevaate teha. Jaani puudunud arve on kontrollitud, Maarja aruanne jagatud ja järgmise nädala tööd plaanis. Ühe kliendi vastus on veel ootel. Madis on kirja pannud, mida vaja läheb, ja valmistanud järelküsimuse Sillele ülevaatuseks ette.

Sille alustas ühest kirjast ja ühest kliendist. Aja jooksul kujunes sellest tööviis: Kairi hoiab kliendiinfo koos, Madis hoolitseb dokumentide ja järgmiste sammude eest, Liisa valmistab arvelduse ette ning Sven aitab näha, mis vajab tähelepanu. Sillel jääb rohkem aega raamatupidamist kontrollida, numbreid selgitada ja klientidega rääkida.

Ta sulgeb arvuti, teades, kus pooleliolevad asjad seisavad. Esmaspäeval saab ta sealt jätkata. Büroo töömälu on saanud koha, mida saab kasutada kogu tiim.

Edasi: Püsilepingu näide · Kliendiportaali kasutamine · Studio Network.